O nas

Zakres zadań Biura Kanclerza określa Zarządzenie nr 5/2022 Rektora PW z 3 lutego 2022 w sprawie zmian w strukturze organizacyjnej PW oraz zmian do Regulaminu organizacyjnego Politechniki Warszawskiej (BiSOU, BK, BOP, CEZAMAT)

w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Politechniki Warszawskiej.

Do zakresu działania Biura Kanclerza należy w szczególności:

1)      organizacyjna i kancelaryjno-techniczna obsługa kanclerza oraz jego zastępców;

2)      koordynowanie, organizowanie i obsługa spotkań, zebrań i podróży służbowych kanclerza oraz jego zastępców;

3)      przygotowywanie planów i prowadzenie ewidencji urlopów wypoczynkowych zastępów kanclerza i kierowników jednostek organizacyjnych administracji centralnej podległych kanclerzowi;

4)      ewidencjonowanie umów na użytkowanie pojazdów prywatnych do celów służbowych lub innej podróży służbowej w celu realizacji określonych zadań na rzecz PW i w jazdach lokalnych;

5)      przygotowanie rocznych sprawozdań w zakresie skarg i wniosków, które wpłynęły do jednostek administracji centralnej i kanclerza;

6)      koordynowanie procesu składania wniosków o przyznawanie medali i odznaczeń dla pracowników administracji centralnej podległych kanclerzowi;

7)      obsługa administracyjno-biurowa Samorządu Studentów;

8)      obsługa administracyjna Funduszu Stypendialnego i Odwoławczej Komisji Stypendialnej;

9)      obsługa procesu wydatkowania środków:

a)       z Własnego Funduszu Stypendialnego,

b)      z Funduszu Wsparcia Studentów i Doktorantów,

c)       na działalność studencką i doktorancką;

10)   sporządzanie raportów i analiz oraz planu przychodów i wydatków Funduszu Stypendialnego;

11)   udział w procesie corocznego podziału środków Funduszu Stypendialnego na poszczególne jednostki organizacyjne PW;

12)   koordynacja procesu przyznawania stypendiów z Funduszu Stypendialnego;

13)   obsługa administracyjna stypendiów ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego;

14)   obsługa administracyjna stypendiów finansowanych przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej dla studentów i doktorantów cudzoziemców;

15)   rozliczanie i raportowanie danych o stypendiach dla studentów i doktorantów cudzoziemców finansowanych przez NAWA;

16)   prowadzenie indywidualnych konsultacji i porad dla studentów w zakresie spraw studenckich;

17)   inicjowanie szkoleń dla pracowników dziekanatów oraz jednostek Samorządu Studentów, wydziałowych komisji stypendialnych oraz Odwoławczej Komisji Stypendialnej w zakresie spraw stypendialnych studentów i doktorantów;

18)   gromadzenie, wprowadzanie i udostępnianie danych w zakresie informacji niezbędnych do bieżącej sprawozdawczości Uczelni do systemów MEiN w zakresie działań Biura;

19)   określanie wymagań funkcjonalnych dla informatycznych systemów wsparcia procesów, o których mowa w pkt 18;

20)   obsługa finansowa działalności Koliby Studenckiej PW;

21)   współpraca z odpowiednimi jednostkami PW w zakresie remontów i bieżących konserwacji w Kolibie Studenckiej PW;

22)   obsługa organizacyjna Juwenaliów PW.